Ügyfél és ügynökség között az együttműködés alapja a brief. Ez a dokumentum mindkét fél számára fontos és objektív, ez alapján kezdődik meg a közös munka. Egészen a feladat elvégzéséig vonalvezetőként szolgál mindkét fél számára a munka előkészítése, tervezése, kivitelezése és az eredmény értékelése során is. Az alábbiakban segítünk abban hogyan kezdj neki, miket érdemes átgondolni és összeszedni, hogy egy igazán jó briefet készíts!
Rövid fogalommagyarázat: A brief egy rövid, tömör, írott összefoglaló, mely tartalmaz minden fontos információt, feladatot, kérést és szükséges paramétert a megbízóról és a megbízásról. A későbbiekben elvégzett munka is ennek a dokumentumnak a tükrében lesz értékelhető úgy, hogy az eredményeket összevetjük a briefben leírt célokkal.
Miért fontos, hogy jó briefet készíts
Erre nagyon egyszerű a válasz: egy jó brief, ami minden információt tartalmaz, megkönnyíti a közös munkát illetve mindkét fél számára időt és energiát takaríthat meg. Tapasztalataink szerint a legtöbb duplán elvégzett munka mögött egy hanyag módon megírt brief áll. Illetve az ügynökség pont annyira fog jó munkát végezni, amilyen jól a feladat ki lett adva. Egy jó brief tehát, már félsiker, az értékelhető végeredmény felé vezető úton. A jó brief titka annak kidolgozottságában rejlik, az átgondolt, összeszedett és sallang mentes megfogalmazásban. Minél alaposabb és precízebb, annál jobb.
Milyen a rossz brief
Ha erősen hiányos, félinformációkat tartalmaz csupán, vagy több előző emailre hivatkozva kell összeollózni, hogy éppen mi lenne az adott feladat vagy elképzelés, akkor az egyik félnek sem lesz jó. Több lesz a felmerülő kérdés, emiatt több idő megy el az egyeztetésekkel és fennáll a veszélye annak is, hogy teljesen félremegy a projekt és olyan végeredmény születik, amivel akár egyik fél sem elégedett. Itt kifejezetten igaz, amiről már előző cikkünkben is szó esett, hogy a „szó elszáll”, emiatt a telefonon vagy akár személyesen elmondott briefnél fontos információk veszhetnek el, ne kockáztassuk ezt.
Mit tartalmazzon egy jó brief
Ha még nem ismeri a vállalkozásodat az ügynökség, akkor az első briefben mindenképpen legyen benne:
- A céged bemutatása:
Adatok: cégnév, weboldal, (ha nem található meg a weboldalon, akkor: a vállalkozás közösségi oldalainak elérhetősége, röviden a cég tevékenységéről, cégfilozófia, hitvallás, víziók), piaci helyzet, versenytársakról röviden.
- Márkád, szolgáltatásod vagy terméke(i)d bemutatása:
Főbb jellemzőik, márkaszemélyiségek, arculati kézikönyv(ek), egyedi termékelőnyökről és tulajdonságokról alapos információk.
- Célcsoport, célközönség bemutatása:
Elsődleges és másodlagos célcsoportok leírása: azaz, akikhez szeretnél szólni: nem(ek), életkor, anyagi és földrajzi helyzet, érdeklődési köreikről és fogyasztói szokásaikról dióhéjban.
Ha nem ez az első projekt amiben együtt dolgoztok, akkor a fentiekről már jó esetben született egy brief, így egy következő feladatnál elegendő, ha az alábbiakat összeírod:
- Projekt bemutatása:
Mit szeretnél, hogy készítsen az ügynökség (pl. marketing stratégiát, weboldalt vagy webshopot, kreatív tartalmat stb.), miért van szükség az adott munkára, mik a kommunikációs és/vagy marketing céljai a projektnek. Mi az üzenet, ígéret, aktualitás vagy probléma, amire szeretnél megoldást.
- Technikai paraméterek:
Milyen platform(ok)on, hol/hogyan szeretnéd kommunikálni a projekt végeredményét. Ha vannak fix adottságok, amiket figyelembe kell venni a tervezéskor, akkor azoknak a sajátosságai. (pl. bannerméret, nyomtatott kiadvány pontos mérete stb.) Ha van formai kritérium, akkor annak az ismertetése az ügynökség felé: ide jöhetnek kötelező vagy tiltott elemek, eszközök, megoldások felsorolása, valamint hangvételre, stílusra, megjelenésre vonatkozó elvárások is.
- Határidő:
A pontos és reális dátum, amikor szeretnéd kézhez kapni a munkát. Tudjuk, hogy sokszor „tegnapra” kell egy anyag, de jó munkához mint tudjuk idő kell, legalábbis reális keretek között biztosan, ezért érdemes olyan dátumot betervezni a briefbe, amit reálisan lehet tartani. Pro tipp: Ha valamit nyomtatni vagy gyártatni kell, akkor ne csak a tervezési, hanem a kivitelezési időt is kalkuláld bele a határidőbe.
- Egyéb:
Ha van költségvetés, ütemterv, mérföldkövek a projektben, akkor ezeknek ismertetése, vagy ha rendelkezésre állnak anyagok, kutatások, bármi, amik segíthetik a munkát, akkor azok megosztása az ügynökséggel, mellékletek csatolása.
Mi az a debrief
A debrief egy külön egyeztetési alkalom, amit az ügynökség kérhet a megbízótól érkezett brief elolvasása után. Ennek az egyeztetésnek a keretében rákérdezhet olyan dolgokra, amik esetleg nem világosak számára a briefben, illetve, ha az ügynökségnek esetleg másik javaslata is van a probléma megoldására, mint amit a briefben az ügyfél elvár, akkor ezen az alkalmon elővezetheti ötletként azt. Egy hosszabb kreatív projektnél, ha szükséges, akár több debrief alkalom is kérhető, ezzel elősegítve, hogy a közös munka a lehető legjobb úton haladjon és a leghasznosabb végeredménnyel záruljon. A breifingtől eltérően debriefelni lehetőség van személyes találkozó keretében vagy online, de fontos, hogy minden ilyen alkalomról szülessen egy írásos memo is, amiben minden fontos egyeztetett információ benne van és ezt a memot mindkét fél lássa, gyakorlatilag az eredeti briefet kiegészítve az újonnan egyeztetett információkkal.
Tetszett a cikk? Akkor kövess minket, vagy írj egy jó briefet és kezdjük meg a közös munkát!
